Napjainkban a számítógép előtti munkaidő jelentős része az e-mailek áradatának feldolgozásával telik. A mobilinternet és okostelefonok elterjedésével lehetőségünk van a munkaidő - levélfeldolgozással töltött - bizonyos részét átcsoportosítanunk passzív időszakokra, olyan időintervallumokra, amikor nincs lehetőségünk az irodai gép előtt ülni. Például irodán kívül, a várakozási időt hasznosan lehet kitölteni, amennyiben élünk a technika adta lehetőségekkel. Ehhez persze olyan megbízható, stabil, elérhető levelezőrendszer kell, ami a felesleges pluszmunkáktól, duplán iktatástól, áttekinthetetlenségtől „megvéd” és persze folyamatosan rendelkezésre áll.

Felgyorsult világunkban egy növekedni vágyó vállalkozás nem engedheti meg magának azt a kockázatot, hogy bizonyos levelek elvesszenek a spamek között, vagy eleve meg se érkezzenek, mert például épp betelt a szolgáltató tárhelye.

Sajnos a kiberbűnözés napjaink egyik legjövedelmezőbb „foglalkozása”, a zsarolóvírusok nem válogatnak a magánszemélyek, vagy akár az állami, nagyvállalati ügyfelek között. Az e-mailek a legelterjedtebb közvetítő közeg. Egy félrevezető email, egy rossz kattintás és a teljes számítógépünk adatai elérhetetlenné válhatnak, még akár a mentések is. Egy megfelelő levelezőrendszerrel ettől a veszélytől nem kell tartani.

Első hallásra talán furcsának hangzik, de a vállalkozás megítélésére számos ponton tud pozitívan hatni a levelezőrendszer milyensége:

1. Egy saját cégneves domain email cím végződés máris komolyabb, megbízhatóbb hatást kelt, mint a különböző ingyenes változatok. Az alábbi oldalon le is tudjuk ellenőrizni, hogy egy adott email cím végződés tényleg ahhoz a céghez tartozik-e, akinek „kiadja” magát, láthatjuk mikor lett regisztrálva, ki a kapcsolattartó, mi a cím stb. http://www.domain.hu/domain/domainsearch
   Ez egyfajta rendszámként, hatósági jelzésként is felfogható.
2. A nagyobb vállalkozásoknál alapértelmezett a következők használata, de már a kisebb vállalkozások is könnyedén nagyobbnak tudják láttatni magukat azáltal, hogy honlapjukon minél több email címet tüntetnek fel, ügytípus szerint. Például: penzugy@sajátcégnév.hu, ajanlatkeres@sajátcégnév.hu, ertekesites@sajátcégnév.hu, hibabejelentes@sajátcégnév.hu, karrier@sajátcégnév.hu stb. Előfordulhat, hogy ezen címek számához képest kevesebb ember dolgozik a cégnél, hiszen magunk tudjuk paraméterezni, hogy adott címekre érkező leveleket ki, vagy kik kaphatják meg cégen belül. Szélsőséges esetben az is lehet, hogy 1 ember kapja mindegyiket, de a külső szemlélő azt vélelmezheti, hogy itt minden email cím által jelzett területnek több felelőse van, így támasztva alá cégünk sokrétűségét, megbízhatóságát.

A fenti email címek az iktatás szempontjából is hasznosak lehetnek cégen belül, hiszen megfelelő konfigurálással egy időben többen is láthatják az adott címre érkező leveleken azt hogy ki olvasta már, ki a felelőse, milyen határidővel, esetleg ha valaki más feldolgozta, megválaszolta már. Így garantáltan nem marad megválaszolatlanul, más kollegára várva 1-1 levél. Ezen túl annak kiválasztására is van lehetőség, hogy válaszadóként a felhasználó, vagy az adott címzett jelenjen meg az ügyfelek számára.

Felgyorsult világunk és az ügyfélorientált üzletmenet megkívánja a gyors reakciót egy-egy levélre. Emiatt figyelemmel érdemes lenni arra is, hogy amennyiben tartósan házon kívül, vagy szabadságon van egy kollega, akkor a számára levelet küldők egy automatikus válaszlevélben azonnal értesüljenek erről, vagy ezen levelek automatikusan továbbítódjanak a helyettesítő kollega postafiókjába.

A levelezőrendszerek részét képezi a naptárhasználat is. Értekezletek nyomon követhető, visszaigazolható összehívására, tárgyaló helyiségek, vagy akár tárgyi eszközök időszakos foglalására is használható funkciókkal bírhat. Az adott személy időbeosztása szinkronizálódik a mobil eszközökkel is, továbbá paraméterezhető jogosultságoktól függően akár más kollegák számára is láthatóvá válhat.

Az alábbi kérdések segítenek eldönteni azt, hogy érdemes-e felülvizsgálni a jelenleg használt levelezőrendszer használatát.

Az alábbiak közül bármelyik kérdésre „IGEN” a válasz, akkor már érdemes elgondolkodni a levelezőrendszer felülvizsgálatán, fejlesztésén:

1. Sok spamet kap?
2. Előfordult-e már, hogy megtelt a postafiókja?
3. Előfordult-e már, hogy nem kapott meg egy fontos levelet?
4. Esett-e már zsarolóvírus áldozatául?
5. Fél-e attól, hogy zsarolóvírus áldozatául esik?
6. A felhasználók e-mail postafiókjai a helyi gépen tárolódnak-e?
7. Előfordult-e már, hogy veszített el adatot?
8. Előfordult-e már, hogy laptopján telephelyen kívüli helyszínről nem működött a levélküldés?
9. Előfordult-e már, hogy az e-mail címe spamlistára került, ezért nem tudott leveleket küldeni egy ideig?
10. A levelezés 1-2 napos kiesése okozna-e a cég számára forintosítható anyagi veszteséget?
11. Van-e saját levelezőszervere?
12. Fizet-e azért, hogy a levelezése és annak tárhelye működőképes legyen?
13. Látja-e kollegái naptárát?

Az alábbiak közül bármelyik kérdésre „NEM” a válasz, akkor már érdemes elgondolkodni a levelezőrendszer felülvizsgálatán, fejlesztésén:

1. Van-e biztonsági mentés a levelezésről?
2. Saját domain végződésű email címet használ? (@sajátcégnév.hu)
3. Tud-e beállítani automatikus e-mail továbbítást, vagy válasz üzenetet ? (pl.: Jelenleg házon kívül vagyok)
4. Tudja-e szinkronizáltan, több eszközről használni levelezését?
5. Hasznos lenne-e a kollégák levelezésének láthatósága?
6. használ-e „közös” email címeket? (pl: penzugy@sajátcégnév.hu)
7. Van-e több száz GB-nyi felhő tárhelye dokumentumai számára?

Amennyiben érintve érzi vállalkozását a fenti témában, kérje ingyenes konzultációnkat és megoldási javaslatainkat.