• +36 62 310 020
  • b2b@pctrade.hu
  • 6728 Szeged, Back Bernát u. 2.
English

A jövő technológiái - blog

vissza

5 tipp, amivel gyorsíthat cége ügyvitelén

2018. június 11.

Ahogy nő a cég, úgy vesznek el egyre több időt az adminisztrációs feladatok. Ha túl sok időt fordítunk az ügyvitelre, akkor a hatékonyságból, ezáltal a termelékenységből veszítünk. Íme 5 tipp, hogy időt spóroljon!

1.: Fontos a kommunikáció
A megfelelő kommunikáció elengedhetetlen a munka elvégzéséhez. Hajlamosak vagyunk úgy gondolni, hogy beosztottjaink a mi tudásunkkal és látásunkkal rendelkeznek, ám ez gyakorlatilag soha nem igaz. A munkafolyamatok hatékony és gyors végrehajtásához szükséges, hogy a felállított szabályrendszert és eljárásokat beosztottjaink is ismerjék. Érdemes megteremteni azt a biztonságos érzést, hogy bármikor tehetnek fel kérdést, ha valami nem világos számukra. Jegyezzük meg, hogy nincs rossz kérdés, ha annak megválaszolása az időnket és a pénztárcánkat gazdagítja.

2.: A „felhő” használata
A széleskörű munkahelyi együttműködésben segítenek a felhő alapú programok, melyek biztosítják a munkát bárhonnan, szinte bármilyen eszközről. Érdemes a több ember által végzett, együttműködésen alapuló munkafolyamatokat felhőben kezelni. Ezzel lehetővé teszi a beosztottjainak a valós idejű, folyamatos, könnyű hozzáférést, eszközöktől függetlenül.

3.: Specifikus oktatás
Elengedhetetlen az alkalmazottak gyakori, naprakész, terület specifikus oktatása. Ha a munkavállalók folyamatos oktatásban részesülnek, kevésbé fognak megrémülni a különböző, véletlen helyzetek kreálta kihívásoktól. Amennyiben a folyamatok kezelésére nincs megfelelő tudásbázisuk, hajlamossá válhatnak halogatni, ami pedig egyértelműen időrabló tevékenység, továbbá a hatékonyságot és a termelékenységet is veszélyezteti.

4.: Mérőszámokra van szükség a méréshez

Nem lehet valamit optimalizálni, amit nem mérünk. Amennyiben pedig mérőszámok hiányában van, lehetetlen megállapítani, hogy az adott folyamat maximális hatékonysággal működik-e. Azonosítsa a kulcsfontosságú célokat, és rendeljen teljesítménymutatókat a folyamatokhoz a vizsgálat érdekében.

5.: Legyen naprakész, tekintsen a jövőbe

Kísérje figyelemmel a legfrissebb megoldásokat szoftverek és hardverek tekintetében. Folyamatosan vizsgálja és azonosítsa a munkafolyamatok hiányosságait, legyen tisztában a teljes belső folyamattal. Automatizáljon, hisz ez az első nagy lépés a folyamatoptimalizálásban.


Jobban látja a helyzetet? További újdonságokért kövessen minket Facebookon.

Források:
www.ontask.io/resources/5-ways-to-improve-your-companys-workflow/
www.business.com/articles/5-ways-to-improve-your-office-workflow/
www.forbes.com/sites/joefolkman/2015/03/23/8-ways-to-get-work-done-faster/#6fd59087495d
www.researchgate.net/publication/316276487_Korszeru_torzs-adatkezeles_az_igazgatasban